Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи. Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования. Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.
Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.
Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.
Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.
Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:
- Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
- Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
- Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
- Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
- Варианты установки норм продуктивности труда.
- Причины невыполнения существующих рабочих норм.
- Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
- Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?
Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют штатное расписание .
Некоторые особенности
Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:
- ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
- Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
- Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
- Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
- Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.
Виды ФРД
Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:
- Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
- Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
- Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.
Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.
Кому полезны данные ФРД?
Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.
Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.
Порядок проведения ФРД
Фотографирование рабочего времени – это процесс,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.
Начинается все с подготовки, определения цели. Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила внутреннего трудового распорядка , то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников. Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.
В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.
Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.
Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки, в которые будет вноситься информация.
Правила внесения данных в ФРД
Для того чтобы бланк соответствовал требованиям, в него нужно внести такую информацию:
- Название компании, ее структурного подразделения.
- Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
- В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
- Краткая характеристика его должностных обязанностей.
После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:
- Включение компьютера – 5 минут.
- Перекур – 10 минут.
- Общение с клиентами – 45 минут.
И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:
- Подготовительно-заключительные действия.
- Время на обслуживание рабочего места.
- Оперативное время.
- Время перерывов.
Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.
Вывод
Фотография рабочего времени – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.
Теги: ,
В процессе работы с персоналом менеджеру часто приходится прибегать к использованию различных методов и инструментов. Один из них – «фотография рабочего дня».
Что это такое и цель ее проведения?
«Фотография рабочего дня» (или «фотография рабочего времени» , «хронометраж рабочего времени» ) – это изучение, насколько рационально расходует рабочее время конкретный сотрудник, отдел или бригада в целом. Происходит это с помощью непрерывного наблюдения, измерения и подробного фиксирования всех временных затрат на любое действие, операцию, перекур и т.д. в течение одного рабочего дня (смены).
Основная цель использования инструмента «фотография рабочего дня» — выявление резервов для повышения производительности труда.
Задачи, решаемые с помощью «фотографии рабочего дня»:
- Выявление временных потерь в течение рабочей смены, анализ вызываемых их причин
- Определение объемов и темпов выполнения заданий (выпущенной продукции и пр.)
- Получение данных для расчета нормативов (время обслуживания рабочего места, перерыв на отдых и т.д.)
Способы проведения «фотографии рабочего дня»:
- При помощи заранее установленной видеоаппаратуры
- «Плюсы» способа: люди, не проинформированные о ведущейся съемке, будут вести себя естественно.
«Минусы»: для последующего анализа результатов необходимо сделать расшифровку видеозаписи на бумаге (время, действие человека).
- Личное наблюдение сотрудника службы персонала
«Минусы»: сотрудники, не понимая, зачем нужна «фотография рабочего дня», подозревая, что работодатель просто «копает» под них, и боясь санкций (особенно снижения заработной платы), ведут себя неадекватно. Либо крайне агрессивно, либо чересчур старательно, либо вообще отказываются приступать к работе под бдительным взглядом «фотографа». В результате чего полученные данные становятся необъективными.
Поэтому, прежде чем приступать к исследованию, советуем провести разъяснительную работу среди персонала предприятия.
- «Самофотографирование» — сотрудник самостоятельно описывает каждое свое действие
Этапы проведения «фотографии рабочего дня»:
- Подготовка
- Проведение исследования в течение выбранного отрезка времени + последовательное фиксирование всех действий объекта наблюдения
- Анализ результатов
- Разработка мероприятий, направленных на улучшение ситуации и ликвидацию потерь рабочего времени
«Фотография рабочего дня». Образец и порядок работы
Оформление
Для проведения исследования заранее приготовьте бланк, куда будете заносить полученную информацию. Что он в себя включает?
Исходную информацию:
- Дата проведения «фотографии рабочего дня»
- ФИО сотрудника
- Наименование должности и отдела (место работы)
Таблицу с четырьмя колонками:
- Что наблюдалось (любое действие сотрудника, событие и т.д.)
- Текущее время (часы, минуты)
- Продолжительность (в минутах)
- Индекс затрат
В первой строчке таблицы обязательно укажите время начала наблюдения, в последней — окончания.
Как фиксировать информацию?
Специально обученный сотрудник службы управления персоналом следит за сотрудником и записывает на бланке действие и время (заполняются первая и вторая колонка). Например,
Сотрудник Иванов Олег Михайлович
Менеджер по работе с корпоративными клиентами, коммерческий отдел
Время начало наблюдения — 9.00
Приход на рабочее место — 9.00
Совещание с руководителем отдела — 9.05
Звонок клиенту — 9.15
Разбор электронной почты – 9.22
Чтение и редактирование договора — 9.33
Выход из кабинета по личным делам – 9.45
Общение по телефону с сотрудником службы доставки – 9.52
Оказание помощи новому клиенту в составлении заявки – 9.58
Звонок клиента – 10.15
Перекур – 10.23
Составление коммерческого предложения – 10.29
Завершение наблюдения – 18.00
Дальнейший порядок работы
Затем заполняется третья колонка бланка, то есть подсчитывается затраченное на каждое действие время (в минутах). И четвертая – проставляется индекс затрат согласно единой системе классификации затрат времени (таблица «Индексация затрат рабочего времени»).
Составляется сводка одинаковых затрат и балансов рабочего времени (и фактического и нормального). Полученные данные рассчитываются и анализируются. Делаются выводы.
«Фотография рабочего дня» — нужный инструмент на любом предприятии!
Проведение «фотографии рабочего дня» позволяет решить многие проблемы, максимально оптимизировать рабочий процесс. С ее помощью выявляются устаревшие или ошибочные нормы, уровень загруженности сотрудника, отдела или бригады в целом. А по ее результатам можно провести перераспределение обязанностей, увеличить производительность труда, усовершенствовать нормы, а может и выплатить премию.
«Фотография рабочего дня» кроме хронометража работ, позволяет провести анализ взаимоотношений между службами организации и оптимизировать бизнес-потоки.
Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи. Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования. Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.
Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.
Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.
Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.
Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:
- Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
- Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
- Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
- Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
- Варианты установки норм продуктивности труда.
- Причины невыполнения существующих рабочих норм.
- Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
- Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?
Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют .
Некоторые особенности
Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:
- ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
- Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
- Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
- Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
- Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.
Виды ФРД
Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:
- Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
- Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
- Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.
Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.
Кому полезны данные ФРД?
Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.
Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.
Порядок проведения ФРД
Фотографирование рабочего времени – это процесс,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.
Начинается все с подготовки, определения цели. Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила , то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников. Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.
В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.
Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.
Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки, в которые будет вноситься информация.
Правила внесения данных в ФРД
Для того чтобы бланк соответствовал требованиям, в него нужно внести такую информацию:
- Название компании, ее структурного подразделения.
- Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
- В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
- Краткая характеристика его должностных обязанностей.
После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:
- Включение компьютера – 5 минут.
- Перекур – 10 минут.
- Общение с клиентами – 45 минут.
И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:
- Подготовительно-заключительные действия.
- Время на обслуживание рабочего места.
- Оперативное время.
- Время перерывов.
Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.
Вывод
Фотография рабочего времени – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.
Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает. Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании. Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется : фотография рабочего дня.
Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.
Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.
Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.
Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:
- определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
- изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
- установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие . Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
- определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
- оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.
Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.
Хронометраж или фотография рабочего дня?
Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.
Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.
При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.
Необходимость применения методики полезна для всех:
- руководитель/владелец компании получает информацию относительно загруженности персонала и рационального использования ресурсов, на рабочем месте. При помощи данного метода даже можно рассчитывать заработную плату за тот или иной труд;
- менеджер по персоналу. Наблюдение помогает представителям отдела кадров составлять оптимальные должностные инструкции, а также формировать потребность в работниках, что особенно актуально для бригадных специальностей;
- для сотрудников, заинтересованных в повышении эффективности работы.
Виды
Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.
Индивидуальная
Индивидуальную фотографию рабочего дня применяют при аттестации работников. В этом случае рассматривается рабочий день только одного работника, на производстве или в офисе, с учетом оценки эффективности использования рабочего времени. Наблюдение ведется на протяжении одного рабочего дня, реже недели.
Групповая
Данный вид чаще называют массовым. Под прицелом наблюдателей находится группа сотрудников или целое структурное подразделение, иногда смена. Порядок проведения и фиксации такой же, как и в предыдущем способе, в результате чего удается получить картину затрат рабочего времени каждого сотрудника в звене.
Если фиксация проводится для группы более чем из 3 сотрудников, то применяется метод мгновенной фиксации. Данная методика имеет свои особенности, а именно:
- наблюдатель определяет конкретный вид работ, который он будет фиксировать для каждого из участников группы. Однако, уследить сразу за всеми и внести корректные данные невозможно;
- периоды наблюдения делятся на интервалы с точными временными промежутками;
- при фиксации занесении результатов в бланк пишут используя сокращения.
Бригадная
Данным методом исследованию подвергается большая группа работников. Зачастую эту методику используют на е сотрудники поделены на бригады.
Недостатки методики ФРД
Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.
Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.
Алгоритм проведения фотографии рабочего дня
Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.
Определение целей
Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:
- составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
- поиск возможностей оптимизации труда;
- определение потери эффективности;
- разработка норм затрат рабочего времен;
- выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.
Определение целевой группы исследуемых, временных рамок
Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.
Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.
При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:
- для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, если таковые есть на производстве;
- если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.
Подготовка и заполнение бланка
Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:
Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.
В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.
Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.
Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается .
Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.
Работа с результатами
После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.
Порядок оформления отчета
Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:
- название предприятия и структурного подразделения;
- Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
- уровень образования и квалификация;
- занимаемая должность;
- название выполняемой работы;
- краткая характеристика работ;
- в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
- в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
- под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).
Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.
Вывод
Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.
Карта фотографии рабочего времени: сущность метода
Фотография рабочего времени — это один из методов управленческого аудита, позволяющий работодателю провести анализ того, каким образом работник по факту распределяет свое рабочее время. Она упоминается в качестве одного из основных способов изучения затрат рабочего времени наряду с хронометражем (см. п. 1.4 письма Минздрава СССР от 02.10.1987 № 02-14/82-14).
На основании зафиксированных в карте фотографии рабочего времени данных можно сделать вывод:
- об эффективности использования рабочего времени самим сотрудником;
- о существовании проблем (в т. ч. технических) в организации труда отдельного сотрудника или группы трудящихся, выливающихся в потери рабочего времени;
- о затратности по времени той или иной работы или операции и т. д.
Карта фотографии рабочего времени представляет собой таблицу (самый распространенный вариант представления информации), в которую сотрудник записывает проводимые в течение заданного периода действия, указывая затраченное на каждое из них время.
Карта фотографии рабочего времени может быть учтена в качестве доказательства при определении права трудящегося на ту или иную льготу, компенсацию или гарантию (например, решение Калининградского облсуда от 03.04.2015 по делу № 33-1071/2015).
Такой порядок наблюдения руководитель организации должен утвердить приказом и ознакомить с ним затронутых данным актом сотрудников. Это позволит при необходимости доказать правомерность действий работодателя при назначении фотографии рабочего времени (например, решение Бокситогорского горсуда Ленинградской области от 29.06.2010 по делу № 2-366/2010).
Оформление карты фотографии рабочего времени
Требования к правилам оформления карты фотографии рабочего дня не установлены ни трудовым, ни иным законодательством РФ и разрабатываются каждым работодателем самостоятельно.
Процедура не является обязательной для использования организацией и применяется лишь в случаях, когда тот или иной работодатель сочтет это необходимым. На усмотрение работодателя оставлена и судьба полученных результатов исследования, их дальнейшее использование.
Представление информации обычно производится посредством заполнения специальной таблицы, разработанной работодателем, хотя возможны и иные способы.
Главное условие — это последовательное внесение абсолютно всех производимых в течение рабочего времени действий (в т. ч. имеющих лишь опосредованное отношение к работе или вообще не относящихся к ней) с указанием точного времени, затраченного на их осуществление. Другой вариант — указание конкретного времени начала операции и времени ее окончания, в зависимости от выбранной формы отчета.
К такой карте фотографии рабочего времени могут также прилагаться фото- и видеоматериалы.
Какие сведения необходимы для составления шаблона карты фотографии рабочего дня?
Для того чтобы начать названное исследование и составить бланк отчета, надлежит определиться со следующими параметрами:
- Кто будет проводить наблюдение за сотрудником:
- сам сотрудник (в этом случае речь идет о т. н. самофотографии);
- сторонний наблюдатель;
- видеорегистратор.
- На какой период будет организовано наблюдение:
- в продолжение определенной части 1 рабочего дня / смены;
- в продолжение 1 рабочего дня / смены;
- в продолжение нескольких рабочих дней / смен;
- в продолжение 1 рабочей недели и т. д.
- Какова систематичность проведения исследования:
- разовое наблюдение (имеется в виду 1 определенный период исследования);
- с установленной периодичностью (1 раз в несколько дней или недель, месяцев и т. д.).
- На какое количество сотрудников будет составлена карта фотографии рабочего времени:
- на 1 конкретного специалиста;
- на несколько сотрудников 1 структурного подразделения;
- на целый отдел / структурное подразделение;
- на несколько сотрудников из разных отделов;
- на всех сотрудников данной организации и т. д.
- Какая форма организации наблюдения будет выбрана:
- сплошное — в продолжение 1 рабочего дня / смены;
- выборочное — наблюдаться будет лишь выполнение отдельных операций или процедур;
- моментное — наблюдатель будет фиксировать данные по установленному графику.
С учетом названных и иных необходимых, по мнению проводящего исследование, данных следует составить бланк карты фотографии рабочего времени для заполнения.
Самофотография рабочего времени (пример заполнения)
Самофотография рабочего времени осуществляется самим работником. Перечень необходимых для фиксации в отчете сведений определяется работодателем. Это может быть:
- последовательное описание каждой из процедур, выполняемых сотрудником в течение дня (включая перерывы в работе), если работодатель желает оценить, каким образом специалист строит рабочий день;
- указание только тех временных потерь, которые влекут за собой снижение эффективности работы в продолжение рабочего дня/смены;
- описание затрат времени, относящихся к выполнению конкретного вида работы.
Метод самофотографии наименее затратен как материально, так и эргономически, однако имеет недостаток — сомнительную объективность проверяемого сотрудника. Поэтому рекомендуется использовать такой способ проведения наблюдений с определенной систематичностью (а не разово) и в течение нескольких дней подряд.
Пример заполнения карты по результатам самофотографии представлен ниже:
Итак, фотография рабочего времени — это один из весьма распространенных методов наблюдений за временными затратами исполнителя на определенном отрезке трудовой деятельности. В процессе осуществления такого наблюдения заполняется специальный отчет — карта фотографии рабочего времени, форма и содержание которого определяются работодателем самостоятельно с учетом целей проведения наблюдения.