Деятельность пресс секретаря. Должностные обязанности и функции пресс-секретаря

Успех организации нередко зависит от того, как часто и какого рода информация о ее деятельности появляется в прессе.

Основная цель деятельности пресс-службы - создание внешней и внутренне социально-политико-психологической среды, благоприятной для успеха организации, обеспечение необходимого поведения этой среды в отношении организации. Деятельность пресс-службы может вестись по нескольким направлениям, ориентированным на различные группы общественности или на достижение конкретных целей.

Основными сферами, или направлениями деятельности пресс-службы при администрации являются: работа со средствами массовой информации, или СМИ, отношения с местной общественностью, отношения с работниками администрации, отношения с руководством областной администрации, управление кризисом.

Ядром деятельности пресс-службы любого уровня является воздействие на состояние общественного мнения. Большинство действий пресс-службы проводятся с целями:

1) убедить людей изменить свое мнение по какому-либо вопросу или деятельности организации;

2) сформулировать общественное мнение, когда его нет;

3) усилить существующее мнение общественности.

«Общественное мнение - это совокупность многих индивидуальных мнений по конкретному вопросу, затрагивающему группу людей». Общественное мнение - это консенсус, который достигается глобальными усилиями пресс-службы после тщательного изучения потребностей, интересов, привычек, экономического статуса и в целом поведения основных социальных групп целевой аудитории.

Работа пресс-службы должна учитывать некоторые особенности общественного мнения:

Общественное мнение меняется - недостаточно его однократно сформировать - с ним надо работать постоянно;

Потенциальная направленность поведения общественности определяется реальностями действительности;

Не существует единой и унифицированной широкой общественности в работе с ней - влияние на общественное мнение должно ориентироваться на конкретные группы;

Общественное мнение обычно меняется в большей степени под влиянием событий, чем слов;

Мнение общественности определяется ее интересами.

Любой организации необходимо иметь в штате ответственного по связям с общественностью, или пресс-секретаря. Такой специалист нужен для налаживания отношений со СМИ, формирования общественного мнения.

Деятельность пресс-секретаря обуславливается рядом положений из нормативно-правовых актов, экспертными суждениями, а также историческим опытом развития этого вида деятельности.

Основным источником, описывающим деятельность пресс-секретаря, является Положение о пресс-службе, разрабатываемое в любой организации, где осуществляет свою работу пресс-служба.

Типовой набор должностных инструкций, по мнению Ильченко С.Н., выглядят следующим образом. Пресс-секретарь:

Организует работу пресс-службы, руководствуясь Положением о пресс-службе административного объединения;

Готовит пресс-конференции главы административного объединения;

Осуществляет взаимодействие с местными (городскими, областными) печатными и электронными СМИ;

Готовит пресс-релизы и другие информационные материалы для СМИ;

Готовит обзоры СМИ для главы административного объединения;

Имеет право присутствовать на заседаниях городской администрации;

Имеет право запрашивать необходимые сведения, получать нужные распоряжения, акты Ильченко С.Н., Кривоносое А.Д. Современная пресс-служба: Учеб. пособие. -- СПб.: СПбГУ, 2005. -- С. 34..

Согласно Шишкиной М.А. пресс-секретарь должен обладать рядом личностных и профессиональных качеств.

Пресс-секретарь должен обладать высокой общей культурой и эрудицией, а также:

Профессиональной подготовкой как специалиста по связям с общественностью;

Отраслевой подготовкой, предполагающей знание конъюнктуры соответствующего рынка, анализ информационной ситуации вокруг субъекта PR, структуру управления и руководящий состав, систему подразделений субъекта PR;

Социальной ответственностью за результаты своего труда и лояльностью по отношению к субъекту PR Шишкина, М.А. Паблик рилейшнз в системе социального управления. - СПб, 1999. - С. 75..

Пресс-секретарь должен:

Знать современный рынок СМИ, его структуру; принципы управления, политической ориентации и экономической специфики деятельности конкретных медиа; типовые и видовые характеристики СМИ; технологические особенности печатного, радио-и телепроизводства; рейтинг эфирного и печатного продукта; ценовую рекламную политику;

Обладать необходимыми журналистскими навыками, позволяющими производить сбор и обработку первичной информации, ее подготовку к публикации в наиболее распространенных жанрах печатной и электронной прессы;

Уметь вести мониторинг и анализ текущей информации из СМИ;

Уметь пользоваться индивидуальными техническими средствами (диктофоном, фотокамерой, видеокамерой, компьютером, сканером, ксероксом);

Желательно иметь установленные контакты с профессионально ориентированными участниками медиарилейшнз в данной сфере (отраслевыми и специализированными изданиями, радио- и телепрограммами, информационными агентствами, интернет-ресурсами), а также персональные связи с конкретными журналистами, специализирующимися по тематике отрасли Уткин Э.А. Управление связями с общественностью. PR. -- М.: ТЕИС, 2001. - С. 97..

К методам работы пресс-секретаря относятся следующие:

Пресс-конференции,

Брифинги,

Предосмотр (превью),

Круглые столы,

Встречи с журналистами,

Интервью Татаринова, Г.. Введение в специальность «Связи с общественностью»: Учебно-методическое пособие. Омск: Издательство ОмГТУ, 2000. - С. 101..

Пресс-конференция - встреча представителя (представителей) субъекта PR с журналистами, имеющая целью предоставить для СМИ проблемную, фактографическую и комментирующую информацию.

Продолжительность пресс-конференции - от 30-40 минут до 1 часа 15 минут. Форма общения - ответы представителей субъекта PR на вопросы журналистов. Количество участников принимающей стороны - от двух до трех-пяти человек, обычно это модератор (ведущий - сотрудник пресс-службы), первое (должностное) лицо - ньюсмейкер и эксперт, отвечающий за предоставление специальной информации. В определенных случаях (особенно если речь идет о социокультурной сфере PR, представлении на пресс-конференции, например, нового кинофильма, то количество участников может быть значительно больше).

Нормы представительства от СМИ на пресс-конференцию в реальной практике таковы: печатное издание - 1 корреспондент + фотограф, телекомпания - 1 съемочная группа от одной программы, радиостанция - 1 корреспондент от одной программы или передачи, интернет-издания, информационные агентства - 1 корреспондент Тульчинский, Г.Л. ПР фирмы: технология и эффективность. - СПб., 2001. - С. 82..

Брифинг - краткая (не более 30 минут) встреча журналистов с представителями субъекта PR, во время которой они получают либо комментирующую информацию, либо соответствующие заявления по конкретному информационному поводу. Брифинг может быть также посвящен определенным процессуальным вопросам взаимоотношений субъекта PR с представителями СМИ (например, по вопросам аккредитации на самом предприятии или на организуемые этим субъектом PR акции и мероприятия). Чаще всего брифинг организуют субъекты PR, наделенные властью и обязанные отчитываться перед своими целевыми аудиториями.

Форма общения на брифинге - выступления официальных представителей субъекта PR. Сообщения на брифинге для представителей СМИ носят односторонний, информирующий характер. Вопросы со стороны журналистов во время брифинга не предусмотрены. В реальной практике после официального завершения брифинга достаточно часто журналисты начинают задавать вопросы. Количество выступающих -- не более одного-двух. Количество журналистов, как и во время пресс-конференции, не ограничивается, но могут действовать статусные ограничения.

Предосмотр (превью) - специально организованное предварительное знакомство журналистов с конкретным объектом (экспозицией, выставкой, комплексом, сооружением и т. д.), намеченным к открытию. В ходе предосмотра журналисты получают исчерпывающую информацию об открываемом объекте, проводят его съемку. Предосмотр может быть включен в маршрут пресс-тура.

Главная форма общения -- рассказ и демонстрация объекта с последующими ответами на вопросы или комментариями непосредственно во время предосмотра (экскурсии).

Обычно продолжительность превью менее одного часа, но не более двух.

Круглый стол - специально организуемое собрание журналистов с представителями субъекта PR (или нескольких субъектов PR), посвященное обмену мнениями по общей для всех приглашенных сторон проблеме, явлению, событию. Основное предназначение круглого стола в привлечении внимания общественности к актуальной проблеме. Как правило, круглый стол используется в рамках более масштабных организационных мероприятий, как-то: симпозиумы, научно-практические семинары, совещания, конгрессы, съезды.

Главная форма общения - многосторонний обмен мнениями, дискуссия по заявленной теме. Продолжительность заседаний в жанре «круглого стола» - от 1 часа до 2,5-3 часов. Количество участников с каждой из сторон оговаривается отдельно, но, как правило, в целях соблюдения принципа равноправия норма представительства носит паритетный характер. Количество участвующих журналистов либо определяется количеством СМИ, заинтересованных в теме круглого стола, либо заранее оговаривается организаторами.

Встреча с журналистами - специально организованное общение представителя субъекта PR с журналистами в неформальной обстановке. Не имеет строго оговоренного формального регламента. Главная форма общения -- свободный обмен мнениями в режиме диалога по заранее оговоренному кругу вопросов, представляющих взаимный интерес. Предполагается и допускается взаимный режим вопросов и ответов. Используется для более тесного знакомства с конкретными представителями СМИ, на первоначальной стадии отношений между вновь назначенным первым (должностным) лицом и журналистами, также может стать и формой постоянного общения между журналистами и, например, руководителями территорий.

Продолжительность таких встреч не оговаривается специально, но опыт показывает, что продолжаются они от одного часа до двух. Количество участников -- не более одного-двух от приглашающей стороны и не более десяти журналистов. Качественный и количественный состав приглашенных определяют те лица, которые выходят с ними на подобный режим общения.

Интервью - форма диалогического общения конкретного журналиста персонально с одним из представителей субъекта PR с целью получения информации, суждений, оценок. Часто встречается как частный случай общения с прессой в таких формах общения, как пресс-тур, предпросмотр, встреча с журналистами. Главная форма общения - диалог в системе «вопрос-ответ», носящий направленный характер со стороны журналиста по отношению к интервьюируемой персоне. Интервью продолжается от 20 минут до одного часа. Количество участников строго определено: это, как правило, беседа один на один. В редких случаях интервью дает одно лицо нескольким журналистам.

Пресс-секретарь - руководитель пресс-службы или ее единственный представитель, который отвечает в организации за работу со СМИ, нередко бывший журналист.

Отсутствие в штате организации пресс-секретаря часто приводит к следующим негативным последствиям:

ü не выдерживаются сроки, предоставляемые журналистами на решение конкретного вопроса;

ü происходят искажение или вовсе «утечка» информации вследствие отсутствия у специалистов администрации опыта общения с журналистами;

ü работа администрации часто представляется в невыгодном для нее свете;

ü снижается доверие к организации.

Между тем, диалог властных структур, бизнеса и СМИ крайне важен. Первым основополагающим для любого демократического государства элементом является право общества на получение достоверной информации. Трудно сказать, кто больше заинтересован в установлении партнерских и дружеских отношений. С одной стороны, журналисты ежедневно нуждаются в официальной информации. С другой, организации, фирмы стремятся к установлению прочных связей со СМИ («четвертой властью»), которая не только информирует массовую аудиторию, но и серьезным образом влияет на формирование общественного мнения, создает определенное настроение в массах. Регулированием взаимодействия этих двух сторон и занимается пресс-секретарь.

Обычно пресс-секретарю вменяются следующие обязанности:

ü оперативно распространять официальную информацию о деятельности организации в СМИ и на интернет-сайте;

ü организовывать поддержку со стороны СМИ политических, социальных, экономических инициатив, программ и проектов организации, формируя тем самым общественное мнение о ее деятельности;

ü изучать материалы прессы с целью информирования руководства о позиции СМИ в отношении деятельности организации, систематически готовить обзоры местной прессы, по заданию руководства – мониторинг СМИ;

ü отслеживать сообщения в СМИ и принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, организовывать выступления с соответствующими опровержениями или комментариями, отвечать на запросы СМИ, предоставлять им комплексные информационные услуги;

ü заниматься подготовкой поздравительных текстов для городских и областных структур власти, профессиональных сообществ, коллективов предприятий, и т.п.;

ü составлять фотоотчеты о проведенных PR - мероприятиях;

ü оказывать помощь в подготовке текстов, фотографий и макетов информационных стендов, посвященных деятельности организации;
Для наиболее эффективного исполнения должностных обязанностей пресс-секретарь наделяется определенными управленческими полномочиями:

ü запрашивать и получать необходимые аналитические, информационные и справочные материалы от руководителей структурных подразделений;

ü использовать имеющиеся в организации системы связи и коммуникации;

ü вносить предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности организации;

ü по согласованию с руководством, привлекать к работе на договорной основе специалистов из творческой среды.

Исходя из очерченных круга прав и обязанностей пресс-секретаря, понятно, что он может претендовать на роль сотрудника, единолично реализующего информационную политику организации, заданную руководством. При этом, важную роль играет личность специалиста, отвечающего за связь со СМИ. От его коммуникабельности, дружеских отношений, умения ненавязчиво преподнести свою точку зрению зависит, сформируется ли позитивный образ фирмы, организации и из руководства у журналистов и, соответственно, у населения.

Возложенные на пресс-секретаря функции требуют наличия не только профессиональных, но и определенных психологических качеств. Перечислим основные:

ü внешность пресс-секретаря должна соответствовать определенным кругам его общения;

ü пресс-секретарь должен владеть коммуникативным стилем и навыками общения, что включает высокую общую культуру, технику выразительность и образность речи, совершенное владение различными видами общения, умение использовать приемы манипулятивного влияния на собеседника, владеть техникой эмоциональной заразительности, вызывать доверие партнеров по общению;

ü пресс-секретарю необходимо быть профессионально компетентным, что включает высокую общую и специальную эрудицию, гибкий ум знание психологии, идеологической направленности тех журналистов, с которыми приходится общаться;

ü пресс-секретарю важно владеть специальными умениями, которые включают естественность поведения, владение инициативой, в том числе в сложных ситуациях общения;

ü пресс-секретарь должен уметь контролировать ситуацию и в то же время доброжелательно относиться к представителям различных партийных ориентацией, уважать их выбор;

ü пресс-секретарь должен отвечать нравственным качествам, быть честным, порядочным, принципиальным;

ü пресс-секретарь должен быть смелым и объективным, владеть приемами психологической защиты: саморегуляции, стрессоустойчивости и т.д.

Несмотря на различия между пресс- службами государственных и бизнес-структур, главные принципы их деятельности должны соблюдаться в работе каждой из них. Во-первых, принцип системности , который заключается в системе успешно апробированных приемов, методов и процедур взаимодействия с общественностью. Во-вторых, принцип мобильности – способности структуры адаптироваться к изменяющимся условиям деятельности, корректировать свою работу. В-третьих, должен соблюдаться принцип адекватности – соответствия структуры PR-службы поставленным перед организацией задачам.

Над брендом первых лиц в лучшем случае работают аналитики, спичрайтеры, имиджмейкеры, стилисты, визажисты, пресс-секретари и даже специалисты по этикету. Действия PR-группы напрямую зависят от стадии развития компании и от умения работать «единым фронтом» для достижения общей цели – выгодно представить деловые качества своего руководителя.

В данном случае, рассмотрим основные качества успешного пресс-секретаря, ведь именно он является "лицом команды" и зачастую совмещает по меньшей мере 5 основных специальностей: журналист, кризис-менеджер,психолог, дипломат, продюсер — и всё в одном лице.

Как показывает практика, предполагаемые качества и вовлеченность в процесс у него намного шире. Рассмотрим наиболее важные качества, которыми должен обладать идеальный пресс-секретарь. Конечно, по нашему субъективному опыту.

1. Профессионализм

Изначально он должен быть знатоком своего дела и четко себе представлять, как нужно делать свою работу. Он должен жить этой профессией 25/7, без выходных, праздников и воскресений. Пресс-секретарь всегда на работе, даже если он не сидит у себя за рабочим столом.

2. Коммуникабельность

Важно быть толерантным и уметь строить отношения с людьми разных полов, доходов, верований, образования и т.д.

Пресс-секретарь – это должность для тех, кто любит людей. Потому что надо всегда быть солнцем для окружающих, особенно для внешней среды. И искренне любить свою организацию, людей, дело, которым вы вместе занимаетесь.

3. Наличие некой «чертовщины»

Это способность нестандартно мыслить, формировать стиль и быть его носителем.

Пресс-секретарь должен творчески осмысливать ситуацию и самостоятельно находить такие эффективные пути, чтобы основная мысль и идея, которые присутствуют в разработанной стратегии, дошли до потребителя надлежащим образом.

4. Образованность

Пресс-секретарь должен знать не только законодательство и ФЗ «О средствах массовой информации». Также он должен понимать все юридические аспекты заключения и ведения контрактов по информационному сопровождению. Помимо этого, пресс-секретарь, как профессионал своего дела, обязан иметь представление о «медийной кухне» и всех ее компонентах: каковы политические и социальные аспекты работы того или иного ТВ-канала и издания, в какие дни верстаются полосы, при каком свете работают камеры, какого качества фотографии нужны для публикации в СМИ, как устроена работа редакции на ТВ, радио и печатных СМИ и пр.

В идеале, пресс-секретарь должен знать в лицо и иметь личные контакты своих коллег: главных редакторов, отраслевых журналистов и блогеров, пресс-секретарей, представителей местной власти и администрации.

5. Адекватность в оценке своих способностей в сочетании со здоровым карьеризмом

Пресс-секретарь должен быть тем, кому доверяют на 100%, потому что знают, что он не подведет и не предаст. И прежде, чем пресс-секретарь сделает шаг, он все продумает на несколько ходов вперед. И на крайний случай у него всегда найдется запасной план.

6. Умение принимать решения и действовать самостоятельно в зоне своей компетенции

Например, внезапная болезнь руководителя может вынудить пресс-секретаря выступать с ежедневными пресс-конференциями и почти в буквальном смысле заменять главу государства/компании/орга низации в СМИ.

7. Стрессоустойчивость

Пресс-секретарь должен быть стрессоустойчивым, готовым к сложным ситуациям. В любую минуту он должен быть готов максимально грамотно и корректно отвечать на вопросы за руководителя и «прикрыть его грудью» в кризисных ситуациях.

8. Наличие широкого кругозора

Хороший специалист всегда должен быть в курсе событий. Он не должен «вариться в собственном соку». Он должен знать не только о том, как развивается компания, но и что происходит вне ее рамок.

9. Оперативность

Профессионал своего дела должен быть готов всегда и в срок предоставить журналисту информацию, которая ему нужна, даже если придется работать сверхурочно.

10. Хорошие манеры

Профессионал своего дела должен быть всегда вежливым, приветливым и позитивным (даже по телефону), несмотря на то, что с утра он встал не с той ноги и стая черных кошек ему перебежала дорогу. И все свои личные проблемы хороший пресс-секретарь должен оставлять «за кадром».

Но это скорее видимость. При ближайшем рассмотрении пресс-секретарем оказывается женщина, свои мысли чаще излагает она на бумаге и остается в тени своего гениального шефа…

У этой профессии женское лицо, хотя пресс-секретари мужского пола встречаются довольно часто, но в основном в тех отраслях, где женщин и так мало: силовые структуры, IT, строительство и т.п.

Проблемы российских пресс-секретарей вытекают из того, что у нас пока не до конца понимают специфику и суть PR-деятельности и работы со СМИ. В загадочном и чудодейственном «PR» ищут панацею от всех бед компании и промахов менеджмента. Считается, что успех любого начинания зависит от хорошего пиара. А если мероприятие провалилось, PRщик наверняка окажется крайним, значит, недоработал, плохо связи с общественностью выстроил. Все «зависшие» дела и сомнительные направления работы, которыми не понятно кто должен заниматься, пытаются свалить на пресс-секретаря. При этом зачастую пресс-секретарь и PR-менеджер имеют мизерные полномочия в своей компании.

Этот абзац «о наболевшем» - только лирическое отступление. Вернусь к главному: кто такой пресс-секретарь и что он делает.

Суть работы пресс-секретаря (особенно для коллег и начальства) вытекает и названия: пресса + секретарь. Обычный трудовой день специалиста по работе со СМИ проходит достаточно рутинно. Первым делом – обновление корпоративного сайта. Это хорошо, если в компании есть человек, которые выкладывает информацию на сайт, зачастую PRщик сам собирает, сам редактирует и пишет новости, сам подбирает картинки и всё это добро выкладывает на сервер. Большой и напряжный пласт работы пресс-секретаря – различные презентационные стенды с буклетами, грамотами, кубками, вырезками из газет типа «СМИ о нас» и т.п. В крупных организациях новые материалы появляются часто, а если учесть, что всю эту красоту надо отксерить, вырезать, подписать, вклеить, прикрепить и приладить – об обновлении промо-витрин PRщик обычно думает с неподдельной тоской.

От телефонного звонка журналиста обычно остается двоякое ощущение: к профессиональному празднику планируется сюжет, вас пригласили в качестве гостей – отлично! шеф будет рад, но… сценарий придется писать самой, придумывать вопросы, готовить статистику, искать подходящих героев, а съемки завтра в 7.00. Да, им для программы ещё нужен номер самодеятельности в качестве музыкальной паузы, редактор попросил помочь найти талантливый коллектив – ну как отказать, центральный канал всё-таки. И начинается у пресс-секретаря телефонный марафон, согласования, слезные просьбы, отказы в последний момент, выдуманные персонажи… Но всё это приятные хлопоты, если в итоге действительно выйдет хороший сюжет на популярном телеканале, а благодарные журналисты пообещают дальнейшее сотрудничество. Отсюда вытекает одно из золотых правил пресс-секретаря – никогда не отказывать в помощи журналистам, даже если их просьбы непосредственно не касаются вашей организации и функциональных обязанностей – в следующий раз, когда у СМИшника будет возможность выбора, кого пригласить в качестве эксперта, он обязательно вспомнит о том, с кем удобнее работать, и, будьте уверены, позвонит Вам. Именно так, через нервы и напряженную работу, а не брэндированные подарки, формируется журналистский пул.

Праздники в виде крупных мероприятий типа пресс-конференций, конкурсов журналистских работ, форумов и т.д. случаются нечасто. Самое трудное на них – задачи со многими неизвестными и большие ожидания руководства по части СМИ. Трудно объяснить специалисту-фанатику, что то, что важно и интересно для него, не является таковым для целевой аудитории популярных изданий. Отсюда разочарования и претензии. Отдельная история с фотографированием. На крупное мероприятие, конечно же, профессионального фотографа выбить можно, а вот на корпоративных праздниках, подписании соглашений в офисе, пресс-конференциях скорее всего вам придется бегать с казенной цифровой мыльницей, параллельно решая проблемы и записывая крылатые фразы спикеров.

Одной из самых «приятных» обязанностей пресс-секретаря является регулярное написание приветствий, соболезнований, плановых поздравлений, в том числе и для своей организации от других. И счастлив тот специалист, в чьи обязанности не входит ещё и печать их на открытках и бланках.

Отдушиной во время «текучки» становится подготовка разнообразных презентационных брошюр, буклетов, листовок. Здесь весь копирайтерский талант пресс-секретаря может раскрыться по полной программе, а может и не раскрыться, если тексты утверждаются редколлегией в составе руководителя, юриста, бухгалтера, управделами и экономиста, а на разработке дизайна и верстки приходится экономить, каждый раз подбирая нового фрилансера.

Рабочий день пресс-секретаря обычно заканчивается после ухода босса, который после встреч добирается до офиса к 20.00, дает срочные задания, а результаты просит прислать по электронке сегодня не позднее 22.00 – ему же тоже надо отдыхать!

Многие публикации, прославляющие организацию и её руководство, принадлежат перу пресс-секретаря. Но ваш журналистский талант всегда будет в тени, а креативными находками будут пользоваться лояльные журналисты, за чьими именами выходят публикации. Да и поверьте, иногда легче написать репортаж или интервью самой, нежели потом их переписывать и редактировать.

Все эти профессиональные «минусы» - мелочи по сравнению с тем удовольствием, которое может дать работа в качестве пресс-секретаря, если вы действительно понимаете, что от вас требуется, и соответствуете требованиям профессии. А главное требование, хоть и странно может показаться, это любить людей и искренне интересоваться делом, которым занимается ваша организация, а если приходится пиарить человека, то уважать и восхищаться им. Без этого ничего не получится, какой бы багаж опыта и профессиональных навыков у вас ни был за плечами. К журналистам тоже должно быть лояльное отношение и понимание, что они не враги, от которых надо прятать информацию, а друзья, которые нуждаются в вашей информации. Для пишущей братии надо стать другом и помощником, чтобы СМИщники чувствовали: вы на их стороне. Когда я училась в университете, у нас была преподавательница, работавшая в пресс-службе госструктуры; так её за глаза называли, пардон, «пресс-жопа», так как она не открывала информационный канал к своей организации, а закрывала его всяческим образом, считая именно такие действия функциональной обязанностью настоящего пресс-секретаря. Уходить от нежелательных контактов с корреспондентами, конечно, иногда приходится, но делать это надо не агрессивно, а оставаясь в добрых отношениях с журналистами. Лучше взять огонь на себя, например, сказав, что не успела перехватить неуловимого руководителя, или же шутя свалить всё на шефа, мол, пропадает на встречах и в командировках, в офисе не появляется, по телефону не доступен, сами ждем – не дождемся.

В общем, пресс-служба – это место для тех, кто любит людей. Потому что надо всегда быть солнцем для окружающих, особенно для внешней среды. И искренне любить свою организацию, людей, дело, которым вы вместе занимаетесь.

В статье рассказывается об особенностях профессии пресс-секретаря, требованиях к кандидату на эту позицию, а также даются рекомендации, как развить полезные навыки по работе с информацией, необходимые пресс-секретарю.

Из статьи вы узнаете:

Основные функции и обязанности пресс-секретаря

Пресс-секретарь формирует общественное мнение о компании, в которой он работает. Общение с журналистами, подготовка пресс-релизов, организация пресс-конференцией, работа по наполнению информацией корпоративного сайта компании - вот основной круг обязанностей пресс-секретаря.

Если компания заинтересована в создании и поддержании положительного имиджа в средствах-массовой информации, то в штате организации обязательно должна быть предусмотрена позиция пресс-секретаря.

Возникновение профессии в современной России относится к середине 90-х годов прошлого века. В то время она была политически ангажированной. Основной задачей пресс-секретаря было создание положительного имиджа той или иной политической партии. Позднее профессия вошла в все сферы общественной и коммерческой деятельности.

Обязанности пресс-секретаря

Пресс-секретарь должен быть хорошо осведомлен обо всех событиях, происходящих в организации, лицом которой он является.

Схематично направленность векторов деятельности пресс-секретаря можно представить следующий образом:

Внешний вектор

Предоставление исчерпывающих и хорошо аргументированных ответов на вопросы представителей СМИ, участие в съемках и проведение интервью.

Внутренний вектор

Наполнение корпоративного сайта актуальной информацией, участие в системе внутренних коммуникаций компании, ответы на вопросы посетителей сайта.

Вектор в прошлое

Мониторинг прессы и интернет-изданий, отслеживание публикаций, связанных с деятельностью компании. Подготовка аналитических отчетов для руководства.

Вектор в будущее

Полезные навыки пресс-секретаря: три техники работы с информацией

Пресс-секретарь работает с информацией каждый день в условиях ограниченного времени и высоких требований руководителя . Поэтому анализировать, структурировать и запоминать текст - актуальный для него навык.

Предлагаем освоить и применять три техники работы с информацией.

Классический конспект

Этот метод конспектирования вы знаете со школы. Суть классического конспекта - записать самую важную информацию в сокращенном виде. В конспекте обязательно указывайте, о чем он. Запишите автора книги, ее название и выходные данные.

ПРИМЕР

Ильяхов М., Сарычева Л. Пиши, сокращай. Как создавать сильный текст. М.: Альпина Паблишер, 2017.

Записывайте кратко и достаточно емко для понимания. Помните о цели конспекта: зачем он вам нужен? Если вы будете давать конспект другим людям, информация должна быть полной. Очевидные для вас тезисы могут быть неизвестны окружающим.

Придумайте собственные обозначения часто встречающихся слов. Запишите их на полях первой страницы конспекта. Это будет подсказкой для вас и для других пользователей конспекта. Выделяйте подзаголовки и ключевые слова - они помогают ориентироваться в написанном. Используйте для этого цвет. Сокращайте слова, которые часто встречаются.

ПРИМЕР

Cекретарь-референт - с/р, делопроизводство - д/п, Санкт-Петербург - СПб.

Если вы делаете конспект от руки, оставьте поля около 5 см для заметок, дополнений и комментариев

Некоторые слова или фразы проще нарисовать, чем записать. Придумайте собственные обозначения часто встречающихся слов. Запишите их на полях первой страницы конспекта. Используйте общепринятые обозначения.

ПРИМЕР

Больше - «>», меньше - «<», примерно - «~», время - «t».

Не используйте в работе фрагмент чужого текста без указания источника - это плагиат. Укажите страницу книги или статьи, где вы взяли информацию, даже если записываете не дословно, а конспектируете общую идею.

Навык конспектирования неоднократно выручал многих пресс-секретарей и помощников.

Вот что рассказала редакции Вероника Комлева, пресс-секретарь консалтинговой компании. Вероника часто сопровождает руководителя на переговорах. Начальник требует записывать ход дискуссии максимально подробно. Раньше она не успевала законспектировать и половину информации. Поэтому она создала свой способ скорописи: сокращала часто встречающиеся слова, а в остальных пропускала гласные буквы. Это помогло фиксировать практически каждую фразу и вести тайминг. Однажды заказчик начал возмущаться высокой ценой предлагаемых услуг. На что Вероника сказала: «Но ведь вы сами в 16.23 сказали: “Самое главное: как можно быстрее решить вопрос утечки кадров. Стоимость не важна”». Заказчик принял этот аргумент и потом долго расспрашивал Веронику, как ей удается записать все сказанное на встрече.

Техника «твое - мое»

Суть техники в том, что вы не механически записываете информацию, а анализируете и запоминаете ее. Она помогает максимально быстро структурировать информацию. Возьмите лист бумаги и разверните его по горизонтали. В левом верхнем углу запишите автора и название книги, статьи или тему совещания. Начертите таблицу с тремя столбцами: «План», «Твое», «Мое».

• В столбце «План» запишите план конспекта: повестку встречи, названия глав или разделов.
• «Твое» - основные тезисы автора или лектора.
• В столбец «Мое» внесите ваши мысли, эмоции, ассоциации.

Ассоциации помогают запоминать информацию. Чем больше логических или эмоциональных связей с прочитанным или услышанным, тем прочнее информация сохранится в памяти.

Познакомьтесь с конспектом статьи Алины Максимовой « », № 9, 2017 в технике «твое - мое» в таблице 1. Чтобы отработать технику, законспектируйте статью из журнала.

Таблица 1. Конспект статьи в технике «твое - мое»

Недостаточно просто записать ключевые факты и идеи. Подумайте, как можно внедрить почерпнутые в книгах и прессе рекомендации

Техника АДВ

Если по работе вы читаете множество статей и книг, которые трудно запомнить, используйте технику АДВ. Также она полезна, когда подробный конспект не нужен или на него нет времени. Техника АДВ включает три элемента: аннотацию, доминанту и вывод.

Аннотация - краткий пересказ текста на один-три абзаца. Доминанта - главная мысль одним предложением, ответ на вопрос «О чем этот текст?». Вывод - ваши оценки, мысли, план действий на основе прочитанного.

Записывайте АДВ каждого полезного текста, который вы прочитали. Так вы запомните самую важную информацию и будете проще ориентироваться в прочитанном. Примеры АДВ-конспекта статьи и книги - в таблице 2. Законспектируйте любую статью в технике АДВ.

Таблица 2. Конспекты статьи и книги в технике АДВ