Электронная канцелярия программа. Канцелярские товары оптом по низким ценам

Отличительная особенность электронной канцелярии Олимп - это её богатая функциональность, которая взяла начало от классического делопроизводства.

На крупном промышленном предприятии задачами секретаря (делопроизводителя) являются не только регистрация документов, но и масса других задач:

• определение руководителя, кому передать на резолюцию входящий документ
• подготовка предрезолюций
• доставка документа до исполнителя
• контроль возврата подлинника
• сводный анализ исполнения заданий
• контроль выполнения поручений
• формирование итоговой отчетности по неисполненным заданиям
• отправка исходящих документов
• поиск нужного документа по запросу
• печать, сканирование
• и даже хранение огромного количества документов. За все это отвечает хороший делопроизводитель.

Электронная канцелярия Олимп способная сделать работу хороших людей легче и эффективнее!

Автоматическая регистрация:

Автоматический контроль повторно поступивших документов

Система сама отлавливает документы, повторно входящие в организацию и предупреждает об этом.

Автоуведомления о возврате подлинника

Система предоставляет схему движения подлинника, а при не своевременном его возврате уведомит регистратора.

Удобная система связей

Связи документов в Олимп предполагают возможность получения развернутой истории о всех взаимосвязанных документах в том числе архивных, созданных в дополнение, в отмену или изменение.

Конструктор отчетов

Используя конструктор отчетов системы Олимп, сотрудник может создавать необходимые ему отчеты, не прибегая к помощи администратора или программиста. Так зачастую формируются отчеты по не исполненным или контрольным документам.

Гибкая система фильтрации

Система Олимп предоставляет возможность выполнять запрос на поиск документов используя строку фильтрации. Строка фильтрации позволяет сформулировать много вариативные условия поиска нужного документа.

Электронная канцелярия в системе Олимп - это инструмент организации цифрового делопроизводства. Этот сегмент аккумулирует всю информацию, относящуюся к документам предприятия. Он содержит историю работы пользователей; хранит все связи документов; информирует о сроке исполнения; включает все файлы, создаваемые с документом; дает ответы на вопросы исполнителей и ответственных по документу, а также результатах их работы.

Контроль исполнения

Контроль исполнения в системе Олимп - это глубокий функционал предоставляющий информацию о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений. Данный функционал присутствует во всей системе начиная от электронной канцелярии и заканчивая структурированным хранилищем. Функционал построен на сроках исполнения документа и поручений и информированием о срыве этих сроков.

Визуализация контроля исполнения

1. Цветовая индикация и сообщения от системы Олимп о срыве срока.
2. Специализированный режим с общим количеством поступивших задач, взятых в работу, исполненных своевременно, исполненных с задержкой по периодам, не исполненных в срок.
3. Целая система отчетов по исполнению поручений в разрезе документа, исполнителей, контролирующих.

Специальный контроль

Для своевременного и качественного исполнения задач, в Олимп присутствует система особого контроля. Суть её в том, что все самые важные задачи, поставленные на контроль, должны пройти процедуру снятия с контроля т.е. закрытия. В некоторых случаях для снятия задачи с контроля требуется оценка качества выполненной работы компетентным специалистом. Тогда в системе можно дополнительно применить процедуру подтверждения.

Формирование контрольного поручения

1. Выдача контрольных поручений сопровождается назначением контролирующего, а при необходимости и подтверждающего качественное исполнение сотрудника.
2. По контрольным поручениям автоматически считается коэффициент исполнительской дисциплины.
3. Специальный режим «Анализ исполнения контрольных заданий» показывает информацию о своевременности исполнения контрольных заданий.
4. Аналитические панели на рабочем столе преобразуют данную информацию в графический вид.

Управление документами

Грамотное управление документами это залог эффективной работы отдела, подразделения, службы и организацией в целом. «Управление документами» в системе Олимп - это современный инструмент управления масштабным предприятием, специально ориентированный на высокоуровневые бизнес-процессы.

«Управление документами» это Сегмент модуля Документооборот - Олимп, построенный по принципу планировщика, т.е. все задачи и документы, поступающие сотруднику, выстраиваются в один список.

В списке виден тип задания, тема, содержание, дата поступления, срок исполнения, от кого пришел. Данный список может быть легко дополнен нужной колонкой.

Красный фон сигнализирует о просроченном задании, что поможет не забыть о его выполнении. В системе присутствует опережающий контроль, когда цветовая индикация сообщает о приближении срока исполнения документа.

Под списком на закладках видна вся дополнительная информация, которая потребуется для принятия решения. Это текст документа, развернутое задание, история движения и связанные документы.

В программе легко найти нужный документ, а также поднять историю работы с ним. Мало того в истории видно сколько кругов уже ходит документ, кто взял в работу, а кто ещё нет.

Оперативное получение информации:

• кто инициировал документ;
• кто согласовывал;
• у кого он находится на данный момент;
• какие замечания были даны и кем по документу;
• связан ли этот документ с другими документами и каким образом, с возможностью открыть в том числе и связанные документы;
• по сотруднику, службе, подразделению или всему предприятию в целом видеть картину исполненных и не исполненных поручений.

Удобство работы с большим массивом документов:

• система сама формирует список документов для рассмотрения;
• система подсказывает по каким документам нужно срочно принимать решение;
• система информирует о сроке, который подходит к концу;
• система дает возможность делегировать свою работу и легко контролировать своевременное исполнение;
• система позволяет получить историю работы над любым документом;
• система позволит назначать заместителей на время своего отсутствия и видеть, как сработал заместитель.

Легкость управления документами:

• повышение скорости обмена информацией;
• повышение уровня исполнительской дисциплины сотрудников;
• соблюдение сроков исполнения контрактов;
• возможность получения нужной информации, быстро не вставая с рабочего места.

Структура хранилища

Структурированное хранилище документов системы Олимп - это не просто библиотека с разграниченным доступом к папкам, это индивидуальная «база знаний» каждого сотрудника. Принцип построения хранилища Олимп основан на имеющихся у пользователя правах доступа к разделам, папкам, документам, файлам. Система автоматически выстраивает индивидуальную структуру архива для каждого сотрудника. Пользователь видит только те разделы и документы, на которые у него есть права.

Мало того сотрудник имеет возможность скопировать часть структуры архива, папок, документов в личное хранилище. Такая возможность позволит пользователю еще быстрее получить нужную ему информацию, документ.

Наполнение хранилища

Хранилище в системе Олимп наполняется документами автоматически по результатам завершения цикла работы с документом. Такая технология позволяет накапливать нужные документы в соответствующих разделах, специально не выделяя для данной работы время.

При появлении нового документа в хранилище система оповещает сотрудника, если он подписан на такие уведомления.

Удобство работы с документами

Хранилище Олимп отличают функциональные сервисы, которые определяют удобство работы с документами:

• Версионность;
• Связи документов (отменен, утратил силу, в дополнении);
• Выписка из архива;
• Выдача оригинала;
• Атрибуты хранения (номер описи, хранилище, стеллаж, полка, кол-во экземпляров).

Приобретая разнообразные комплектующие для мобильной и бытовой электроники в магазине «Сотовик-М», попутно рекомендуем запастись канцелярскими принадлежностями – без них не обходятся рабочие процессы любого бизнеса или некоммерческого учреждения. Если вы хотите купить канцтовары оптом, то просмотрите наш ассортимент.

Купить канцтовары оптом от производителя (канцелярия оптом, канцтовары опт москва) – это действенный способ существенно сэкономить на постоянном обеспечении офиса компании канцелярскими товарами оптом. Хотите канцтовары оптом дешево? Заказав крупную партию ручек, карандашей, скрепок, блокнотов и других мелочей раз в квартал или полгода, вам не придется тратить время на оформление очередной ежемесячной поставки. Оптовые закупки канцелярии оптом полезны и для государственных организаций – многие администрации образовательных учреждений закупают канцтовары оптом для школы, детского сада или университета. Оптовые компании канцтоваров ведут адекватную ценовую политику, поэтому «Сотовик-М» реализует писчие принадлежности по выгодной стоимости - канцтовары оптом дешево. Канцелярские товары оптом в Москве (канцтовары оптом Москва, канцтовары опт Москва) в нашем интернет-магазине.

Канцтовары оптом очень дешево. Канцелярские товары оптом в Москве

Канцелярия оптом в нашем магазине по одним из самых выгодных цен. Если вы планируете купить школьные канцтовары оптом, канцелярские товары оптом по низким ценам или заказать для сувенирного магазина оптом необычные канцтовары, «Сотовик-М» - это то, что вам нужно! Приобретайте канцелярские товары оптом, от обычных тетрадей до штемпельной продукции и визиток, по привлекательной цене с оперативной доставкой по России. У нас канцтовары оптом очень дешево!

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

Номенклатура дел

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

Пример РКК

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода DIRECTUM Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario . Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

• фиксация переписки по исполнению;
• возможность делегирования и отправки на доработку;
• контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Дерево поручений

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами» . После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами - это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Печать конвертов

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа.

Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе DIRECTUM для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде.

Поиск и анализ

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Поиск по РКК

Быстро найти нужный документ вместе с РКК также можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Окно действий над найденным документом

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Пример отчета

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Входящая РКК в веб-канцелярии

Эффект от внедрения

С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

• К минимуму сводится риск потери документов
• В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
• В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
• В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
• На 20% увеличится выполнение поручений руководства