Kaaskiri bilansi valimile. Näited selle kohta, kuidas jätkamiseks motivatsioonikirja kirjutada

Kaaskiri on universaalne dokument, mida kasutatakse ettevõtte mitmesugustes valdkondades. Õigesti koostatud "eskort" päästab kõik osapooled paljude puuduste ja ebaselguste eest. Kuidas kirjutada kaaskirja dokumentidele?

Millal seda vaja on?

Ettevõtte, eriti suure tööga kaasnevad mitmed erinevad küsimused, mis tuleb enamasti koostada kirjalikult. Vastaspooled vahetavad omavahel sõnumeid ja teateid, dokumente nõuavad pank, maks, pensionifond, inspektorid. Samuti kirjutavad kliendid palveid mitmesuguse teabe ja dokumentatsiooni esitamiseks.

Kõigil neil juhtudel saab kaaskirjast elupäästja ja samal ajal ettevõtte vääriline nägu. Kirjutatud kindlale kirjaplangile, hästi kirjutatud ja korrektselt kujundatud, jätab see adressaadile mitte ainult korraliku mulje, vaid täidab ka saatjale mitmeid praktilisi funktsioone:

• selgitage saajale, kes talle kirjutab ja miks;
• võtma endale informatsioonirolli, vabastades lisatud dokumentatsiooni semantilisest ülekoormusest;
• fikseerib üksikasjalikult lisatud dokumentide loendi;
• salvesta sularaha, kõrvaldades tarbetu postikulu inventuuriga;
• toimib kompaktse tõendina terve hulga dokumentide kättetoimetamisest.

Nii võib tavaline "eskort" õige lähenemisega nii kasulikuks muutuda!

Kuidas kirjutada dokumentide kaaskiri õigesti?

Mitte kõik ei tea, kuidas dokumentidele kaaskirja kirjutada, kuigi see on oluline.

"Eskordi" koostamine peaks algama sissejuhatava fraasiga: viidake saabuva päringu numbrile või märkige selle teema olemus, milles kirjavahetus käib. Kirja järgmistes lõikudes on loogiline näidata dokumendi põhjused: regulatiivsed õigusaktid, lepingupunktid, kontrollaktid, reguleerivate asutuste korraldused ja palju muud.

Avaldus lõpeb taotluse, ettepaneku või nõudega. Pärast teksti koostamist näidatakse lisatud dokumentide loetelu koos numeratsiooni, pealkirja ja üksikasjadega, samuti lisatud lehtede arv.

Dokumentide kaaskirja kohustuslikud üksikasjad

Kuidas kirjutada dokumentide kaaskirja, oleme eespool arutanud. Nüüd natuke selle kujundusest.

• Dokumendi "päis". Siin näidatakse adressaadi juhi või muu esindaja ametikoht, ettevõtte nimi või eraisiku täielik perekonnanimi, nimi ja isanimi; täielik aadress ja postiindeks.
• Kaaskirja koostamise kuupäev, ja kui saatja on juriidiline isik, siis registreerimise väljaminev number.
• Adressaadi poole pöördumine vastavalt ärikirja reeglitele. Olenemata sellest, kas tegemist on eraisiku või ettevõtte juhiga, pöördutakse tema poole eesnime ja isanimega, lisades aadressi "lugupeetud".
• Lisatud dokumentide üksikasjalik loetelu, sest nimi ise viitab sellele, et täht "kaasas" on teatud põhiosa.
• Kirjale kirjutab alla organisatsiooni esimene isik või täievoliline esindaja, kellele juht annab sellise õiguse. Kui kiri on eraisikult, kirjutab saatja ise või tema esindaja volikirjaga alla "kaaskirjale". Enne allkirja on kombeks lisada kinnitus "austusega" käsitsi.
• Kirja täideviija perekonnanimi, initsiaalid ja sidevahendid.

Need on kirja vormi põhinõuded.

Dokumendi kaaskirja näidis

Suurepärane juhis mustandite koostamisel on dokumentide proovikivi ja proovide näidis. Loomulikult muutub selle sisu sõltuvalt koostaja vajadustest, kuid üldine ülevaade jääb muutumatuks.

Khitrun I.V.

st. 3-aastane Vasilievskaja

kukino - 31005

Nr 562 kuupäevaga 04.05.2015

Kallis Ivan Vasilievitš!

Teie ettekirjutusel nr 12/389 kuupäevaga 01.04.2015 plaanivälise kohapealse kontrolli läbiviimise kohta teavitame teid järgmisest.

Osa ettevõtte "Gedeon" eraettevõtlusega sõlmitud lepingulisi õigussuhteid käsitlevatest dokumentidest arestiti 03.02.2015 arestimisprotokolli alusel (lisatud on koopia). Ettevõtte käsutuses olevad dokumendid saadame vastavalt kinnitusele nõuetekohaselt kinnitatud koopiatena.

Lisa (ainult 6 lehte):

1. Maksekorralduse koopia pangamärgiga nr 3 kuupäevaga 15.01.15 - ühel lehel.
2. Maksekorralduse koopia pangamärgiga nr 6 kuupäevaga 14.02.15 - ühel lehel.
3. 15.12.2014 tarnelepingu nr 56 / P alusel sõlmitud lepitusakti koopia - ühel lehel.
4. Arestimisprotokolli koopia kuupäevaga 03/02/15 - 3 lehel.

Golokhvastov F.E.

Kunstnik: Pupko A.V.

Selline "eskort" sobib paljudele väljaminevatele materjalidele riigi, reguleerivate ja õiguskaitseasutuste taotlusel, peate seda lihtsalt oma vajadustele vastavalt kohandama.

Kaaskiri lepingute dokumentidele

Ärilepingute sõlmimisel tekib sageli olukord, kus töövõtjad on üksteisest geograafiliselt kaugel ega saa endale lubada kokkuleppe sõlmimiseks sõita teise linna.

Sellisel juhul saab kaaskirja registreerimine omamoodi majakaks, mis võimaldab teil sõlmida juriidiliselt korrektse lepingu distantsilt, ilma isikliku esindajate koosolekuta. Kaaskirja abil ei saa üks osapool mitte ainult allkirjastatud lepinguvorme kaalumiseks saata, vaid ka kirjalikult öelda oma seisukoha lepingu olulistes küsimustes.

Lisaks võimaldab kaaskiri fikseerida, mis ja millises koguses lisati ja saadeti adressaadile. Näiteks võib sisu öelda järgmiselt.

"Saadame teile kaks eksemplari lepingu sõlmimiseks teabeteenusedmeie poolelt allkirjastatud ja pitseeritud. Teeme ettepaneku kaaluda nimetatud projekti ja nõusoleku korral sõlmida leping, tagastades ühe allkirjastatud koopia meie aadressile. Lisa: lepingu projekt kahes eksemplaris, kummalgi 6 lehte. "

Saates terve päeva jooksul palju kirjavahetust, mõtleme sageli, kuidas kirjutada dokumentide kaaskirja?

Dokumentide kaaskiri Kas ärikiri kirjeldab adressaadile saadetud dokumentide paketti. Selle põhjal kinnitab dokumentide kaaskiri dokumentatsiooni saatmise fakti, annab selle loetelu ja juhised selle käsitsemiseks ning võimaldab määrata tähtaja.

Koostage kaaskiri Dokumendid peavad olema kirjaplangil, kinnitades saatja väljamineva registreerimisnumbri. Dokumendi tekst ise on sisuliselt jagatud kaheks põhiplokiks: sõnum dokumentide suuna kohta, taotlus sellele õigeaegse vastuse saamiseks (tutvumine, vastamine, kinnitamine jne).

Kaaskirja sissejuhatav osa algab sõnadega: "Esitame teile ...", "Saadame teile ..." või "Saadame teile ..." ja jätkame sõnadega "allkirjastamiseks", "ülevaatamiseks", "kinnitamiseks", "täitmiseks" jne. Teises osas sisaldab dokumentide kaaskiri teavet selle kohta, mida tuleb manustada lisatud dokumentidega: "Palun allkirjastage ...", "Palun kaaluge ja saatke ..." jne.

To õigesti koostada dokumentide kaaskiri, peamine on rakenduse nõuetekohane korraldamine, kuna see on sellises kirjavahetuses peamine. Selleks peab dokumentide kaaskiri sisaldama nende täielikku loetelu, märkides eksemplaride ja lehtede arvu igas dokumendis. Rakenduse nimi märgitakse ainult siis, kui seda kirja tekstis ei mainitud. Kui rakendusi on mitu, loetletakse need sõna "Rakendused:" järel.

Kui dokumentide kaaskiri sisaldab suurt manuste loetelu, koostatakse need eraldi lehel manuste loendina, millele viidatakse kirjast. Kui on vaja kirjutada mitme adressaadi dokumentide kaaskiri ja manus saadetakse ainult ühele neist, tuleks seda ka kirjas mainida.

On veel mõned reeglid, kuidas kirjutada kaaskirja dokumentidele... Kui kirjal on manuseid, tuleb see vastavalt märgistada ja iga paremas ülaosas olev manus näitab, millisele kaaskirjale see viitab. Kirjale kirjutab alla ametnik, kellel on selleks õigus. Kuid et teda hiljem täpsustuste pärast ei häiriks, peaksite märkima ka kunstniku nime ja kontaktid.

Samuti pole soovitatav näidata kirja nõuete täitmise täpne tähtaeg, kui teie organisatsioon ei ole kõrgem järelevalveasutus. Ärisuhtluse praktikas antakse selliste dokumentide kaalumiseks tavaliselt kuu. Kui soovite vastust varem saada, on parem see esitada taotluse vormis.

Aja kokkuhoiuks tulevikus, kui tekib taas vajadus dokumentidele kaaskiri kirjutada, on soovitatav sellise kirja jaoks välja töötada vorm ja täita see vastavalt vajadusele. Nagu näete, küsimus kuidas korraldada dokumentide kaaskiri, pole nii raske.

Kaaskirja näidis:

Dokumentide saatmisel tuleb neile anda kaaskiri, mis aitab adressaadil saadud dokumente mõista. Pabereid saab saata partnerile, kliendile, maksuametile, kohtule, igale organisatsioonile või asutusele.

Kaaskiri näitab lühidalt saadetud dokumentide eesmärki ja võib sisaldada nende loetelu. See teave võimaldab adressaadil kiiresti aru saada, miks ja kellelt nad paberid said, samuti kontrollida, kas kogu dokumentatsioon on jõudnud tervena.

Kuidas kaaskirja kirjutada, saab ka lugeda. Allpool on link, kust saate alla laadida kaasasoleva teksti näidise kliendile maksuametile saadetud dokumentidesse.

Kuidas korralikult korraldada dokumentide kaaskiri

Tavaliselt saadetakse dokumentatsioon sihipäraselt konkreetsele isikule, seetõttu on paremas ülanurgas vaja näidata, kellele on mõeldud kaaskiri ja lisatud paberid.

Näiteks dokumendipaki saatmisel maksuametile kirjutavad nad paremasse nurka föderaalse maksuteenistuse osakonna nime ja maksuspetsialisti täieliku nime, kui see on teada. Samuti saate määrata saaja aadressi.

Dokumentide saatmisel teisele organisatsioonile peate märkima selle nime, täisnime ja saaja ametikoha (kui see on teada).

Kiri registreeritakse väljaminevate dokumentide päevikus, väljaminev number kirjutatakse kaasnevale vormile registreerimise (kirjutamise) kuupäeva kõrvale.

Alustada tuleb pöördumisest - adressaadi nimi ja isanimi kirjutatakse viisakal kujul.

Järgmisena kirjutatakse lühidalt adressaadiga ühendust võtmise põhjus, kaaskirjale lisatud dokumentide loetelu. Kui neid on palju, saate selle korraldada tabeli kujul. Iga vormi jaoks kirjutatakse pealkiri, kuupäev, number, koopia või originaal, lehtede ja koopiate arv. Kogu see teave on vastuvõtjale kasulik vastuvõetud dokumentide kontrollimisel.

Kui adressaadilt oodatakse vastust, siis tuleb see tekstis öelda.

Kaaskiri allkirjastatakse ja saadetakse koos lisatud dokumentidega sihtkohta. Pabereid saate isiklikult edastada saajale, saate saata posti teel koos väärtusliku tähitud kirjaga koos kviitungi kinnitusega.

Kaaskiri on ärietiketi vorm. Lisaks edastatud dokumentide lihtsale registrile sisaldab see ka soovitusi nende käitlemiseks. Lisaks on registreerimisandmete järgi võimalik kindlaks määrata tähtaeg ja saatmise fakt. Näide dokumentide kaaskirja kirjutamise kohta - vt artiklit.

Kuidas kirjutada dokumentide kaaskirja

Puudub ühtne ühtne kirjutamisvorm. Organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni registreerimise nõudeid on kirjeldatud dokumendis GOST R 6.30-2003. Soovitatavad on määratletud standardi nõuded.

Kuidas kirjutada dokumentide kaaskiri õigesti? Alustame põhireeglitest:

• ettevõtte kirjaplangil;
• märkides kuupäeva ja registreerimisnumbri.

Vaatame lähemalt kaaskirja näidist dokumentide suuna kohta, millistesse põhilõikudesse saab teksti jagada ja millist teavet neis kajastada.

Näide dokumentide kaaskirjast

Ettevõtte töötajad peavad selliseid pöördumisi mitte ainult töövõtjatele saatma, vaid ka neilt vastu võtma. Äriteenistujatel on mõttekas välja töötada dokumentide sissetuleva kaaskirja vorm. See on nõutav, kui vastaspool esitab paketi ilma selgitusteta. See juhtub sageli koostöös üksikisikutega, aga ka juriidilised isikud see juhtum pole erand. Töövoo optimeerimiseks saab vastaspool täita kavandatud vormi, milles ta näitab kogu vajaliku teabe.

Dokumendi üleandmise kaaskirja näidis. Vorm, mille vastaspool peab täitma:

Mida pole vaja täpsustada

Pöördumise tekst on säilinud ärilises stiilis. Hoolimata asjaolust, et sõnum pole iseseisev vorm, ei tohiks te kompileerimisel lubada tuttavust. Dokumentide kaaskiri ei tohiks hinnata toimuvat, olla emotsionaalne ja sisaldada fraase, mis ühel või teisel viisil võivad adressaati solvata. Näide fraasidest, mida ei saa kasutada, ja nende asendamise võimalused:

Kes kirjale alla kirjutab

Osakonna juhataja, juht, pearaamatupidaja, organisatsiooni juht saavad pöördumisele alla kirjutada. Sel juhul tuleks järgida suhtlemise eetikat. Kui tekst sisaldab pöördumist ettevõtte juhi poole, siis peab sellele alla kirjutama ka võrdne juht. Samuti tuleks meeles pidada, et juht delegeerib korralduste täitmise täitjatele. Seetõttu tuleks direktori allkirjastamisel märkida töövõtja kontaktid, et saaja ei peaks raiskama aega vastutava isiku otsimisele. Sellisel juhul on printimine vabatahtlik.

Saamisel määrab adressaat dokumendile sissetuleva numbri ja kuupäeva, mille ametnik sisestab käsitsi või templiga. Selle nõude abil on lihtne jälgida läbimise etappe ja selgitada, millisel kaalumisel on kaebus ühel või teisel hetkel.

Kaaskiri on ärikirja tüüp, mis on lisatud saadetud dokumentidele, müügipakkumistele, jätkamisele.

Kaaskirja registreerimine ei ole kontoritöö kohustuslik nõue, kuid see on saatjale soovitav, kuna see sisaldab mitmeid vajalikke üksikasju:

1. Lahkumiskuupäev, mis vajadusel tõestab dokumentide õigeaegset saatmist;
2. saadetavate dokumentide loetelu, mis võimaldab jälgida nende olemasolu vastuvõtja juures;
3. saaja on kohustatud selle enda juures registreerima, mis võimaldab teil kontrollida täitmise ajastust.

Saamise turvalisel küljel võib dokumentide paki saata tähitud kirjaga, mis tagab saaja isikliku allkirja.

Kuidas kaaskirja õigesti täita, näidisjoonis

• Sissejuhatus, mis näitab kirja pealkirja, eesmärki, pöördumist adressaadi poole;
• Põhiosa, mis sisaldab kirja põhiidee kirjeldust;
• Täitmine, kus on märgitud saatja andmed - tema ametikoht, täisnimi, allkiri.

Kaaskirja tekstil pole nõutavat vormi, kuid on olemas ütlemata reeglid:

• dokumentide kaaskirjad sisaldavad saadetud dokumentide loetelu;
• jätkukirja kirja tekst peaks tööandjat huvitama;
• müügipakkumise kirja tekst - ostja tähelepanu äratamiseks.

Kaaskirja saate koostada nii vormil, mis sisaldab kõiki organisatsiooni või üksikisiku üksikasju, kui ka tühjale lehele.

Kuidas kaaskirja õigesti kujundada, aitavad näpunäited:

• Saadetud dokumentide loend peab olema ainsuses - kas kirja tekstis või manuses;
• Kiri ja sellele lisatud dokumendid saadetakse ühel viisil - kas paberil või elektrooniliselt;
• Pealkirja "kaaskiri" ei kirjutata, kasutatakse pealkirja "Suuna kohta ...".

Kuidas korraldada dokumentide kaaskiri

Dokumendi kaaskiri - kiri, mis näitab saadetud dokumente ja samme, mida saaja peab nende dokumentidega seoses tegema.

Dokumentide kaaskirja täitmisel järgitakse järgmist struktuuri:

• Päisesse on kirjutatud adressaadi nimi, ettevõtte nimi;
• Seejärel kirjutage kuupäev, väljaminev number ja kirja pealkiri;
• Pärast seda pöörduvad nad adressaadi poole, kasutades sõnu "saada", "saada", kohal ", mille järel on loetletud dokumentide nimed, nende numbrid ja kuupäevad;
• Täpsustage lisaks, mida tuleks dokumentidega seoses teha;
• Kiri võib sisaldada dokumentide paketi taotlust, näiteks nende tagastamise või muu kohta;
• Sellele järgnevad rakenduse märkused;
• Kaaskiri sõlmige saatja nime, tema positsiooni ja allkirjaga.

Kaaskiri koostatakse tavaliselt ettevõtte kirjaplangil.

Kaaskirja näidis

Positsioon
Ettevõtte nimi
Täisnimi
Päritolukuupäev N

Kallis ________________!

Saadame teile _________________ dokumendid (dokumendi nimi, number ja kuupäev) alates ______ (on lisatud manused). Järgnev on juhis selle kohta, mida nende dokumentidega tuleb teha.

Rakendused:

Numeriseeritud loendis on näidatud dokumentide nimed, koopiate arv ja lehtede koguarv.

Saatja seisukoht ________

Allkiri ________________

Initsiaalid, perekonnanimi _______________

Kuidas jätkukirja korralikult kaaskirja vormindada. Proov

Jätkamise kaaskirjas esitab saatja teavet nende kohta ametialased omadused, õnnestumised, teie isiksuse parimad küljed. Selle kõige eesmärk on tööandjat huvitada.

Näiteks saate jätkamiseks korraldada kaaskirja järgmiselt:

• Dokumendi juhil on märgitud ettevõtte täielik esindaja, personali esindaja või direktori ametikoht, ettevõtte nimi.
• Sellele järgneb üleskutse: "Tere pärastlõunal!", Või "Tere!"
• Edasi tuleks kirjutada, millisele seisukohale taotleja soovib asuda, kuidas ta selle kohta teada sai. Samuti saate puudutada ettevõtte positiivseid külgi.
• Siis peaksite mainima, miks see ettevõte valiti, kirjeldage oma eriala omadusi ja muid kasulikke teadmisi.
• Siis peaksite avaldama tänu kirjale tähelepanu eest.
• Kokkuvõtteks väljendavad nad oma austust, näitavad oma täielikku nime, suhtlusviisi.

Kaaskirja näidis

Tere, kallid _____________ (aadress nime või nime ja isanime järgi)!

Veebisaidil (märkige vaba töökoha kohta allikas) sain teada, et vaba koht on _______.

Võttes arvesse kandidaadile seatud tingimusi, jõudsin järeldusele, et saan teie ettevõttes töötada sellel ametikohal, arvestades, et mul on selles valdkonnas kogemusi.

Palgatase, mida taotlen, on _________.

Üksikasjad minu ametialaste saavutuste kohta on lisatud minu elulookirjeldusele. Mul oleks hea meel kohtuda ja rääkida teile üksikasjalikult oma töökogemusest isiklikus suhtluses. Võite minuga ühendust võtta _______ (kontaktid on näidatud).

Tänan tähelepanu ja aja eest.

Lugupidamisega (märkige täielikult perekonnanimi, nimi, isanimi).

Kuidas koostada müügipakkumise kaaskiri

Kommertsettepaneku kaaskirjas on kokkuvõte koostöö kutse kokkuvõtlikult. See on välja mõeldud, kui pakkumine ise on mahukas.

• Alustage kirja kirjutamist koos pöördumisega ettevõtte esindajale.
• Järgmisena kirjeldavad nad ettevõtet, selle pakkumist, kuidas ühistöö ja kontaktid on vastastikku kasulikud.
• Nad lõpetavad kirja kirjutamise austuse avaldusega ja saatja koordinaatide märkimisega.

Pakkumiskirja näidis

Tere pärastlõunal, kallis (ed) ___________ nimi, isanimi!

Mul on hea meel tervitada teid ettevõttes (ettevõtte nimi), siis räägime teile ettevõtte tegevuse tüübist. Saadame teie kaalumiseks partnerluse tingimused teiega.

Meie pakkumine:

• Ettepaneku põhiomaduste loetelu.
• Lisad sisaldavad (lisatud dokumentide loetelu).
• Vastame meeleldi küsimustele (märkige kontaktid).

Lugupidamisega,
Saatja seisukoht
Perekonnanimi Eesnimi

Ettevõtte kirjaplangil on soovitatav koostada müügipakkumise kaaskiri.